校属各单位：

为贯彻落实中央关于深化改革创新的要求，进一步推进“放管服”工作，根据财政部《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）、中共中央办公厅与国务院办公厅《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）、中共教育部党组《关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（教党函〔2019〕37号）等相关文件精神，结合学校实际情况和国际惯例，修订了《北京中医药大学会议费管理实施细则》，现予印发，请遵照执行。

 

 

 

                                北京中医药大学

 2019年6月6日

北京中医药大学会议费管理实施细则

第一章  总  则

第一条  为贯彻落实中央关于深化改革创新的要求，进一步推进“放管服”工作，根据财政部《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）、中共中央办公厅与国务院办公厅《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）、中共教育部党组《关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（教党函〔2019〕37号）等相关文件精神，结合学校实际情况和国际惯例，制订本细则。

第二条  本细则会议费涵盖范围包括学校及院（系、所、中心）、部（处）等校属二级单位（以下简称“各单位”）举办的各类会议、论坛所涉及的经费事项。学校会议分为国内管理会议、国内业务会议和国际会议。

国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议，包括各类办公、协调、招投标、招聘、宣讲、换届、选举、传达布置类会议等。

国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的各类会议。为完成上级相关部门巡视、检查、评估等工作任务，有经费使用要求的按要求执行，无经费使用要求的按实际执行情况审批后报销。校内各类人员培训按《北京中医药大学培训费管理办法》执行，教育培训发生的各项费用按《北京中医药大学教育培训管理规定》据实列入办学成本。

国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、论坛、报告会、交流会等会议。

第三条  各单位在举办各类会议时，应遵循实事求是、精简高效、厉行节约的原则，根据会议规模和实际情况，选择适当的场所举办会议，可在校内召开的会议应优先选择在校内举办。会议组织者和经办人员是第一责任人，对所经办会议经费的相关各项收支负直接责任。单位负责人和财务负责人对本单位所举办会议涉及的经济事项负有管理和监督责任。

第二章  会议审批及注意事项

 

第四条  会议举办前，各单位需落实经费预算，认真编制《北京中医药大学会议预算审批单》（见附件1），会议预算经学校办公系统或学校决策会议审批通过，视同已完成预算审批，审批权限按《北京中医药大学预算经费使用审批管理办法》执行，学校办公系统审批单或学校决策会议的会议纪要，视同预算审批单。

第五条  各单位举办的会议应有可靠的经费来源，并做到收支平衡。

对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，各单位可以适当向参会人员收取会议费。

对于有赞助收入的会议，应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。

第六条  各单位应充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本,提高会议效率。

第七条  不得在私人会所、休闲娱乐场所和党中央、国务院明令禁止的风景名胜区举办会议。

第八条  国内管理会议会期一般不得超过2天，其中属传达、布置类会议的会期不得超过1天，会议报到和离开时间合计不得超过1天；参会人员视内容而定,工作人员控制在会议代表人数的10%以内。

第九条  国际会议除特殊情况经教育部外事部门批准外，会期原则上不得超过3天，会议报到和离开时间，合计不得超过2天。

第十条  国内业务会议举办的次数、天数、参会人数等按照实际情况履行事前审批程序，在审批数额内执行。

第十一条  对于人民团体、学会、协会、校友会、基金会根据章程、协议召开的会员大会、换届会议、理事会等，参会人数和会期按照有关规定执行。

第三章  会议费使用管理

 

第十二条  会议住宿费、伙食费和其他费用开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额参考标准及管理细则如下：

单位：元/人.天

会议类别	住宿费	伙食费	其他费用	合计
国内管理会议	340	130	80	550
国内业务会议	500	150	100	750
国际会议	1100	300	450	1850

 

1.会议预算在审批时需对以上各项明细标准进行分项预算，不安排住宿的会议扣减住宿费标准，不安排就餐的会议扣减伙食费标准。会议议程为半天的会议，根据参会人员离会情况据实确定是否安排就餐。不安排就餐的人员，人均伙食费标准折半计算。

2.国内管理会议不得突破综合定额标准；国内业务会议及国际会议，根据实际情况预计突破报销定额上限的，由学校根据审批权限审批后执行，报销时在审批标准内据实报销。具体如下：承担科研项目召开会议超过定额参考标准的，由科研项目负责人提出申请，在学校办公系统中由科技处、财务处负责人审批同意后执行；非科研项目会议超过定额参考标准的，由会议举办单位负责人提出申请，在学校办公系统中由财务处负责人、会议举办单位主管校领导、主管财务校领导审批同意后执行，若在审批过程中认为需要进行集体决策的，按学校“三重一大”决策程序执行。各类会议在非政府采购会议定点场所召开的，应严格按定额参考标准执行。

3.会议费定额控制标准中“其他费用”包含：会议场地租赁费、设备租赁费、交通费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费等。其中交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

4.会议费综合定额参考标准根据物价等因素进行动态调整。

第十三条  下列费用不计入会议费综合定额，可在相应的支出科目中据实列支：

1.会议邀请、外聘人员旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请报告交流等活动的专家学者或嘉宾、聘请翻译人员等有关人员，参加会议所发生的城市间交通费和国际旅费，按照学校相应标准在差旅费和来华交流费用等相应科目中报销。

2.人员费用在劳务费中列支。会议举办者根据工作需要，向受邀参会专家发放咨询费、讲课费、评审费或临时聘请会务工作人员发放劳务费，按《北京中医药大学劳务报酬发放管理规定》执行；同声传译人员翻译费按《在华举办国际会议经费管理办法》执行；志愿者确因工作需要，不能按时用餐的，用餐或发放误餐补贴的定额标准为每人每天100元。

3.学术会议论文出版费在出版费中列支。

4.国际会议工作人员食宿费定额标准为每人每天450元，志愿者原则上不安排住宿。

第十四条  会议结束后应当及时汇总票据，集中办理报销手续。

第十五条  各单位会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，原则上不能以现金方式结算。

第十六条  会议费报销应提供以下附件：

1.经批准的会议预算；

2.会议通知及会议议程；

3.实际参会人员签到表；

4.会议服务单位提供的费用原始明细单据；

6.会议简报；

7.如举办国际会议，需提供教育部批准办会的文件复印件；

8.合同及其他补充材料：

校内召开的各类会议或校外召开但会议预算在5万元以下，未超过人均定额参考标准的，无须签订合同，在定额参考标准内据实报销；

校外各类会议预算在5万元（含）以上，应当与举办场所签订服务合同；

国内业务会议、国际会议根据实际情况超过定额参考标准的，需附审批程序、政府采购会议定点场所电子结算单及与举办场所签订的服务合同；

以购买服务方式组织会议的，如通过会议中心等第三方组织会议，应与第三方签订委托协议或合同，协议或合同中需明确各项明细标准，人均费用不得超过综合定额参考标准，报销时作为附件；

如有特殊情况，财务处有权要求会议举办单位重新履行审批手续，审批通过后方可报销。所补审批程序晚于业务执行时点的，经费负责人应承担相应的管理责任。

第十七条 会议收入严格执行“收支两条线”，收取会务费时必须给会议代表开具发票或收据，收取的会务费及票据存根或记账联统一交财务处入账，不得坐支现金。

第四章 监督问责

 

第十八条  严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

第十九条  学校举办各类会议应当严格遵守“八项规定”精神，坚持勤俭办会的原则：住宿不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴和烟酒；国内管理会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果和茶歇；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产；不得开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游或与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

第二十条  各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理，对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理，自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

第二十一条  学校纪检监察、审计、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：

1.会议预算是否按规定履行审批手续；

2.会议费开支范围和标准是否符合规定；

3.会议费报销手续是否符合规定；

4.会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的单位，由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正，并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人，按学校相关规定处理。

第二十二条 会议举办人员违反本细则，有下列行为之一的，依照学校相关规定追究相关人员的责任。涉嫌违法的，移送司法机关处理。

1.预存、套取会议费设立“小金库”的；

2.以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；

3.违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

4.违规报销与会议无关费用的；

5.其他违反本细则的。

第五章  附则

 

第二十三条  本细则自2019年1月1日起施行。《北京中医药大学会议费管理实施细则》（京中字〔2018〕7号）同时废止。

第二十四条  本细则由财务处负责解释。

 

附件1

北京中医药大学会议预算审批单

会议名称
会议类型	□业务会议   □管理会议   □国际会议
会议时间
会议地点
主办单位
参会人数	总数    人 （参会代表   人，其中：外宾     人；工作人员     人；志愿者      人）
经费来源
会议主要内容
会议收入预算
收入项目	金额		备注
会务费收入			每人      元
其他
合计
会议支出预算
支出项目		标准		人数	小计
住宿费
伙食费
其他费用
专家差旅费
人员费用
会议论文出版费
国际会议工作人员费用
合计
审批意见
审批人签章： 日期：

注：承担科研项目举办的会议，由课题负责人审批；其他国内业务会议及国内管理会议审批权限按《北京中医药大学预算经费使用审批管理办法》执行；国际会议由国际交流与合作处审批。